eBizMags

Još uvijek ste u fazi izrade plana za 2011. godinu?

Niste se uspjeli usuglasiti sa svim dijelovima vaše tvrtke oko toga koliko biste trebali *rasti*, koliki bi vam trebali biti prihodi, rashodi pa i sam profit u konačnici… Razmišljate, uspoređujete, računate i kombinirate oko toga kolika bi vam trebala biti nabava, kolika prodaja, koji bi bio planirani iznos zaliha za 2011. godinu… Hm, ako niste još izradili taj plan, definitivno biste trebali.

Naime, krajnje je vrijeme za to jer 2011. ne samo da kalendarski kuca na vrata, nego je u poslovnom smislu već zapravo i stigla. Već je prije izvjesnog vremena trebalo krenuti u aktivnosti koje su usmjerene na osvajanje novih tržišta, proširenje postojećih, naručivanje, financiranje i druge aktivnosti koje su uzročno-posljedično vezane uz sam plan i proces planiranja u narednom razdoblju odnosno u 2011. godini. Ozbiljne institucije poput banaka i velikih poduzeća, a i državnih tijela, krenule su s izradom i usuglašavanjem planova za 2011. već početkom jeseni (okvirno od sredine rujna do sredine listopada) te ukoliko se bavite poslom u kojem su vam takva poduzeća kupci ili korisnici vaših usluga, tada ste i vi trebali krenuti planirati kako biste se našli s određenim udjelom u njihovim planovima. Naravno, ako to niste učinili, nije kraj svijeta i ne znači da nećete poslovati u budućnosti. No, bilo bi lijepo te nadasve korisno imati plan za 2011. godinu kako biste imali okvirno zacrtan cilj i kako biste mogli poduzimati aktivnosti u smjeru ostvarenja tog cilja.

Krenimo redom, što je uopće planiranje i zašto planirati, koji je osnovni smisao plana i planiranja, i što zapravo znači planirati?

Postoje razni planovi koje je moguće izrađivati i pratiti, a ja bih ovdje izdvojila izradu financijskog plana i financijsko planiranje kao proces koji bi se trebao odvijati u svakoj tvrtki.
Financijsko planiranje obuhvaća analiziranje financijskih tijekova tvrtke, prognoziranje posljedica različitih investicijskih i financijskih odluka, kao i procjenu utjecaja različitih alternativnih događanja. Osnovna svrha i smisao plana je poznavanje razvojnog puta tvrtke u prošlosti, sagledavanje njenog sadašnjeg položaja te vizija za razvoj tvrtke u budućnosti, pri čemu treba uzimati u obzir različite aspekte slijeda događaja, od onog najvjerojatnijeg pa do onog koji je najmanje vjerojatan. Tvrtka bi u svakom trenutku trebala imati i drugi odnosno rezervni plan ili kako se kod nas voli reći “Plan B”, tako da se nikada ne dogodi situacija da se ostane bez financijskih alternativa. Na temelju plana i planiranja, tvrtke donose investicijske i financijske odluke, a ovisno o veličini, vrsti i složenosti organizacije ili tvrtke, mogu se izrađivati detaljni planovi za period do godine dana, potom za periode od 3 do 5 godina, a neke tvrtke (vrlo rijetko, osobito u današnjim uvjetima) izrađuju planove čak i 10 godina unaprijed.

-

Financijski plan

Financijski plan obično se izrađuje na temelju informacija koje tvrtka posjeduje. Za kvalitetno i pouzdano financijsko planiranje i samu analizu najzaslužniji je učinkovit izvor informacija. Stoga bi svaka tvrtka trebala imati odgovarajući alat pomoću kojega se dolazi do informacija o financijskim kretanjima u prošlosti te se na temelju toga mogu donijeti odluke za planiranje u budućnosti. Jedan od takvih alata je i Microsoft ERP – Dynamics NAV koji u okviru modula Upravljanje financijskom imovinom donosi poseban izbornik Analiza i izvješćivanje u okviru kojeg je moguće postaviti i izraziti čitav niz različitih financijskih analiza i pokazatelja o financijskom položaju tvrtke. Ono što je vrlo zahvalno i korisno jest da se svaka financijska analiza može povezati odnosno integrirati s odgovarajućim Planom (ili da koristim terminologiju MS NAV- a, Proračunom ) te uz to omogućuje i praćenje realizacije Plana / Proračuna kao i njegove detaljne stavke. Na temelju podataka dobivenih financijskim analizama odnosno financijskim izvještajima, odgovorne osobe u tvrtki mogu odrediti namjene korištenja sredstava u budućnosti, načine financiranja, procjenu rasta tvrtke te procjenu budućih tijekova.

Izrada Plana / Proračuna u okviru MS NAV-a je vrlo jasna i jednostavna za primjenu, a moguće je napraviti neograničen broj Planova/Proračuna za isto razdoblje, naravno, pod uvjetom da se svaki proračun nazove drugačije. Planovi / Proračuni se mogu izrađivati za različita vremenska razdoblja po kontima odnosno računima glavne knjige za različite dimenzije odnosno profitne centre, mjesta troška, organizacijske dijelove, programe, grupe proizvoda i slično, ovisno o djelatnosti tvrtke i njenim prioritetima.

Na samome kraju osvrnut ću se na praćenje realizacije samog plana. Naime, osim što je važno planirati kako bi tvrtka imala jasan cilj i smjer u kojem će se kretati u budućem razdoblju, tako je od izuzetne važnosti i znati u svakom trenutku gdje se tvrtka točno nalazi odnosno koliko je blizu/daleko od realizacije onog što je planirano za pojedino razdoblje. Pri tome je prilično važno izrađivati, a onda i pratiti realizaciju po kraćim vremenskim razdobljima kao što su recimo kvartali ili tromjesečja kako bi odgovorne osobe imale jasnu sliku gdje se tvrtka trenutno nalazi odnosno koliko je blizu ili daleko od ostvarenja plana. Na temelju toga, može se, naravno, opet planirati te poduzimati aktivnosti, a sve u svrhu ostvarenja zadanih poslovnih rezultata. Praćenje realizacije podržano je kroz MS NAV uz pomoć već ranije spomenutih financijskih analiza. U svrhu izrade plana i praćenja realizacije plana, tvrtke bi trebale imati poslovne informacijske sustave koji podržavaju izradu plana i bilježenje poslovnih transakcija u skladu sa stavkama plana, a samim time i praćenje realizacije odnosno izvještavanje na temelju nastalih poslovnih događaja koji su zavedeni u poslovnom informacijskom sustavu. Tu se kao jedno od prikladnih i učinkovitih rješenja svakako ističe MS NAV koji već u okviru osnovnog paketa podržava module za izradu Plana/Proračuna, kao i izradu financijskih analiza koje omogućavaju poslovnim korisnicima samostalno definiranje stavki plana, kao i realizacije, a samim time i izgled izvještaja odnosno financijske analize. Na ovaj način svaka od odgovornih osoba u tvrtki može na vrlo jasan i jednostavan način doći do točno onih pokazatelja koji je zanimaju te koji su dio njenih ovlasti i to u realnom vremenu, s obzirom da se financijske analize ažuriraju na bazi transakcije zavedene u MS NAV-u, znači onog trenutka kada su i evidentirane u programu. Na ovaj način odgovorne osobe u tvrtki imaju efikasan alat koji im omogućuje izradu plana, praćenje realizacije plana te na temelju toga i donošenje važnih poslovnih odluka.

Ukoliko ulazite u 2011. godinu bez plana i bez alata za njegovo praćenje, svakako bi bilo dobro da onda barem u plan budućih aktivnosti stavite razmišljanje o njegovoj izradi za buduća razdoblja, kao i o pribavljanju alata koji će vam omogućiti njegovu izradu te praćenje realizacije. Kao jedan od takvih alata svakako vrijedi razmisliti o MS NAV-u koji već u okviru standardne funkcionalnosti ima podržane sve bitne karakteristike izrade i praćenja realizacije plana.