eBizMags

Rijetko se u kompanijama nalazi tako neefikasan mehanizam kao što je pronalaženje stručnjaka. Većinom se procesi temelje na nekom jasno definiranom procesu ili izvorima. Pronalaženje stručnjaka često ne zahtijeva definirani proces jer je ono u malim tvrtkama trivijalno s obzirom da se svi stručnjaci nalaze u susjednim uredima ili na istom katu. Procesi globalizacije su utjecali na tu situaciju jer su kompanije postajale veće i zemljopisno raspodijeljene što značajno otežava pronalaženje prikladnog stručnjaka.

Drugi aspekt problema je sama upitnost važnosti procesa pronalaženja stručnjaka u odnosu na alternative, poput repozitorija dokumenata ili ekspertnih baza. Jasno je da ovi drugi načini ne mogu pružiti odgovore kao što to može stručnjak. Zbog toga su mnoge velike korporacije koje i dominantno osjećaju pad poslovne efikasnosti i profita zbog neefikasnog korištenja znanja počele ulagati sredstva u uspostavu procesa pronalaženja eksperata. Jedan od problema je u tome što takav proces nije nikada ni postojao, jer se dijeljenje znanja u malim sredinama temeljio na repozitorijima dokumenata ili izravnim poznanstvima.

U novom okružju ni jedan od ta dva rješenja ne pomaže. Od repozitorija dokumenata koji su uglavnom nekorišteni i zastarjeli mnogo je korisniji repozitorij ekspertiza zaposlenika, uglavnom u obliku tečajeva koje su prošli ili projekata na kojima su radili.

-

Efikasnost

Efikasnost takvih repozitorija ponajviše ovise o parametrima koji su upotrijebljeni da bi se takva ekspertiza opisala, s obzirom da je pri pronalaženju eksperta najvažnije što preciznije opisati ekspertizu koju neki zaposlenik posjeduje. Ekspertiza se naime uvijek potražuje u nekom kontekstu, odnosno uzrokovana je nekim problemom, pa i odgovor na jednostavno pitanje o ekspertizi ovisi o kontekstu u kojem se takva ekspertiza traži. Zbog toga nije u cilju pronaći najbolje stručnjake u nekom području, već zaposlenike koji imaju ekspertizu koja najbolje odgovara problemu, a koja može biti vrlo uska i vezana uz vrlo specifičan projekt. Stoga kratki opisi ekspertize u obliku nekog teksta ne pomažu mnogo u praksi, jer uvijek moraju biti nadopunjeni informacijama iz domene socijalnih odnosa. Vrlo slično je i pri zapošljavanju, s obzirom da se najvažnije informacije o kandidatima mogu saznati iz projekata i iskustva, nego iz popisa zaposlenja. Uz iskustvo važnu stavku predstavlja i obrazovanje.

Baš kao što i odjel ljudskih resursa bira kandidate, tako i zaposlenici u potrazi za odgovorima na pitanja identificiraju eksperte unutar firme koji im mogu najviše pomoći u danom trenutku. Njihova je prednost i u tome što interne baze ekspertize uglavnom točnije opisuju zaposlenike od njihovih životopisa u procesu zapošljavanja. Djelomično je to i zbog unificirane terminologije unutar kompanije i klasifikacije radnih mjesta koje olakšavaju usporedbu eksperata.

-

-

Što pomaže?

Sve ove informacije mogu biti raspodijeljene između različitih informacijskih sustava, te je tek razvojem suvremenih pretraživača njihovo korištenje postalo praktično. U tom je kontekstu vrlo bitan razvoj pretraživačkih algoritama, uključujući i tražilice koje primaju nestrukturirane upite ili mogu pretraživati izvore različite strukturiranosti. Odabir rješenja je često vrlo kompliciran jer ovisi o djelatnosti tvrtke, rezultatima koje želi dobiti ili samoj tehničkoj izvedbi sustava za pohranu podataka. U tom je pogledu bitno identificirati i odjele, donosno skupine ljudi kojima je pretraživanje ekspertize najvažnije, odnosno koji mogu uz prikladnu ekspertizu povećati efikasnost poslovanja i profit kompanije. Takve skupine ljudi često dijele zajednička obilježja, poput fokusa njihova interesa.

Osim mehanizma pretraživanja važno je što efikasnije iskoristiti informacije koje u različitim repozitorijima postoje unutar kompanije. Njihovi se nedostaci mogu popuniti tijekom vremena prikupljanjem informacija koje nedostaju, i to preko ciljanih upitnika, ili praćenjem zaposlenika tijekom njihovog uobičajenog rada.