RSS

Čemu služi Document Management i kako funkcionira?

Thu, Nov 19, 2009

eDukacija, ePoslovanje, eSigurnost, eTrziste

Čemu služi Document Management i kako funkcionira?

Unatoč činjenici da su dokumentacijski sustavi jedno od temeljnih grana IT industrije, gledajući sa stajališta razvojnih inženjera, konzultanata, to je poprilično nezahvalno područje no opet dovoljno izazovno i kreativno, a tijekom cjelokupnog razvojnog ciklusa popraćeno adrenalinom u velikim količinama.

Razvojem poslovanja neizbježno se povećava količina dokumentacije, naravno većinom još uvijek u papirnatom obliku. Ta ista dokumentacija ujedno i povećava troškove poslovanja, ne samo po pitanju potrošnih materijala (papir, tinta, itd.) već napada i one daleko skuplje troškove – skladišni prostor. Uzmite samo u obzir koliko plaćate 1m2 za prostor dodjeljen ormarima s registratorima. Također, povećanjem količine dokumentacije, snalaženje u istoj postaje noćna mora, ne samo za osobu koja „češlja“ od registratora do registratora u potrazi za dokumentom, već opet po pitanju troškova – koliko vas košta 1h vašeg zaposlenika i može li se to vrijeme kvalitetnije iskoristiti? Tu je i pitanje sigurnosti vaših dokumenata. Registratori vam stoje u hodniku, dostupni svakom prolazniku? Ugovori vam se nakupljaju na stolu i samo čekaju da ih zalijete kavom?

Druga strana priče je situacija u kojoj sve vaše dokumente imate u izvornom obliku kao npr. Word dokument, sve pristigle faxove skenirate i čuvate u zasebnom folderu i sl. No, i dalje imate problem oko pretrage istih, oko čuvanja nekoliko inačica istog dokumenta, a o istovremenom radu na istom dokumentu u timu da i ne govorimo – šaljete si međusobno nadopunjene verzije ugovora pa ih onda spajate u jednu smislenu cjelinu?

U svim gore navedenim situacijama, a i u mnogim drugim, do izražaja dolaze dokumentacijski sustavi tj. digitalne arhive. O čemu se tu zapravo radi? Priču možemo ukratko opisati jednom rečenicom – dokumente digitaliziramo (npr. skeniranjem), dodajemo im opisne atribute za kvalitetniju pretragu, te ih pohranimo na centralnu lokaciju.

-

Benefiti

Benefiti su izraženi u svim daljnjim koracima poslovnog procesa, kao npr.:

  • pretraživanje cjelokupne arhive je svedeno na nekoliko sekundi, bilo da se radi o arhivi od nekoliko tisuća ili nekoliko milijuna dokumenata
  • razina sigurnosti je na vrlo visokom nivou; sadržaji su kriptirani, a prava pristupa dodjeljena prema pravilniku o sigurnosti
  • mogućnost izrade više inačica istog dokumenta pri čemu uvijek možemo raditi samo sa zadnjom aktualnom
  • jednom arhiviran dokument više nije podložan vanjskim utjecajima (habanje)
  • jednostavna razmjena dokumenata među zaposlenicima
  • centralna pohrana, praćenje izmjena nad dokumentima te praćenje poslovnih procesa

Što se tiče tehničke izvedbe, sustavi koje sam imao prilike implementirati bazirani su na vrhunskoj platformi Captiva i Documentum koju razvija vodeća softverska firma u tom području – EMC2. Jezgru platforme čine tehnologije kao što su npr. Java, VB, HTML a u pozadini podatke čuvaju baze podataka Oracle, MS SQL i druge.

-

dokumenti

Dokumentacijski sustav opisuju tri elementa:

  • input management

◦ prijenos dokumenata u digitalni oblik (skeniranje),
◦ uvoz dokumenata iz drugih izvora (e-mail, fax).

  • document management

◦ sigurnost, prava pristupa,
◦ životni ciklus dokumenta (autor, lektor, izdavanje, arhivirano),
◦ poslovni proces (npr. obrada ulaznih računa).

  • hardverska platforma za pohranu

◦ mikrofilm,
◦ diskovni sustavi za brzi pristup do sadržaja,
◦ diskovni sustavi sa sigurnosnim nivoom zaštite podataka, itd.

Sva tri gore navedena elementa su priča za sebe, kako sa tehničke izvedbene strane tako i sa strane korisnika. Razvojni ciklus je iznimno zanimljiv jer pred inženjera stavlja primjenu različitih tehnologija te poslu daje dinamičnost. Osim uporabe sirovih tehnologija inženjer stvara moćan sustav primjenom različitih metodologija, kao npr. uporaba OCR / ICR mehanizama, programskom manipulacijom skeniranih dokumenata i slično.

Ocjena 4.50 od 5
, , , , ,

Autor teksta:

Darko Martić - ukupno napisanih 11 tekstova na eBizMags.

Iako od malena fasciniran modernim tehnologijama pokušava ih spustiti na niži odnosno jednostavniji nivo, smatrajući da ne smijemo biti robovi tehnologije već da istu koristimo isključivo kao alat za jednostavnije rješavanje problematike. Stručno obrazovanje završava na Tehničkom veleučilištu u Zagrebu uz koje od samog početka započinje i sa prvim zaposlenjima na kojima stiče kvalitetna radna iskustva. Od kraja 90-ih pa sve do danas usmjerava se na razvoj e-projekata započevši u mladim danima kao dizajner-programer kako bi s vremenom nadopunio znanje širim vještinama tog područja kao što su SEO, usability, arhitektura web odredišta, itd. Trenutno radi kao Savjetnik za dokumentacijske sustave u King ICT na razvoju enterprise-level DCTM rješenja baziranih na web tehnologijama. www.martic.net

Kontaktiraj autora

Vas Komentar