eBizMags

Nedavno sam, po tko zna koji put, reinstalirao PC. Prvi korak je bio naravno mukotrpni backup. Pa ajde prazan CD, pa DVD, pa iznimno važne stvari zaprži dvaput, i tako… Uglavnom, gnjavaža. Došao trenutak i da mailove backupiram. No, tu sam stao sa prženjem. Odvažio sam se na novu pustolovinu.

Ovo je bila idealna situacija da napokon, praktički htio-nehtio, isprobam Google Apps for Business.

Što je to? Skraćeni opis bi bio – paket Google-ovih aplikacija prilagođen radu u grupi, dakle hajdmo reć’ za firme mada ga ja koristim u privatne svrhe. Paket trenutno sadrži: e-mail sa adresarom, dokumenti, kalendar, web. To su u pravilu manje-više sve aplikacije koje zaista i trebaju jednoj firmi za kolaboraciju. Rekao sam „trenutno“ jer se broj aplikacija povećava kako ih Google prilagodi ovom „for Business“ načinu rada, tako da ćemo možda u paketu uskoro ugledati i npr. aplikaciju za razmjenu fotografija…

Google Apps for Business postoji u dvije varijante – Premier i Standard. S obzirom da je Standard besplatan, svakako predlažem da prvo njega testirate, a zatim ako ste zadovoljni eventualno možete razmišljati o kupovini Premier paketa mada također smatram da nema neke potrebe za tim. No, to ovisi o vašim potrebama. Dalje u tekstu ću se osvrtati isključivo na Standard varijantu.

-

Što nudi Standard paket?

• 7 GB prostora za mail kojem možete pristupati POP3 ili IMAP protokolom, a također na raspolaganju vam je i prava Gmail web aplikacija koja ima iste mogućnosti kao i ona koju koristite za besplatne @gmail.com adrese; unutar Gmail-a su i integrirane podaplikacije Contacts (adresar), Tasks (zadaci, to-do) i Chat

• Google Calendar (može biti sastavni dio sučelja Gmail aplikacije)

• Google Documents (uređivač teksta, tablični kalkulator, izrada prezentacija, izrada obrazaca, pohrana PDF-ova)

• Google Sites za izradu web kolaboracijske okoline (npr. za vođenje zapisnika o sastancima te općenito organizaciju istih)

Što možete napraviti s mailovima na vašem PC-u? Pa jednostavno ih uploadajte „natrag“ na Google. U te svrhe Google je napravio Google Mail Uploader aplikaciju koja će sve vaše mailove (iz poznatijih e-mail klijenata) zajedno sa attachmentima uploadati u identičnom obliku u Gmail.

Ovo će vjerojatno biti zadnji put da ste radili backup mailova

Dodatna prednost Gmail-a je to što možete podesiti i dodatne „vanjske“ e-mail račune. Pa tako npr. možete u isti „Inbox“ primati mailove sa vaših drugih e-mail adresa. Također, moguće je i slanje mailova sa tih drugih adresa.

-

Koje su neke od prednosti ovog prelaska „pod oblake“?

• Mailovi mi više ne predstavljaju gnjavažu kad je u pitanju backup

• Svi moji mailovi su mi dostupni gdje god imam pristup Internetu

• Pretraživanje hrpe mailova je sada upogonjeno Google tražilicom, pa ne samo da ću pronaći iglu u plastu sijena već ću to pronaći i strahovito brzo

• Odličan anti-spam filter, stvarno jako dobro odrađuje svoj posao

• Sve aplikacije u paketu su međusobno povezane a razmjena podataka sa drugim kolegama u grupi/firmi je sada daleko jednostavnija i brža – klik ili dva

• sve gore vrijedi i za kalendar te dokumente

Jedna od važnijih značajki koja me se dojmila u cijeloj ovoj priči jest činjenica da ovakav paket (čak i u ovoj besplatnoj varijanti) zapravo vrtite pod vašom Internet domenom !
Da, to znači da ako odete na mail.mojafirma.com otvorit će se Gmail i upravljate svojom ime.prezime@mojafirma.com adresom ! Sučelje aplikacija dodatno možete “začiniti” logotipom vaše firme.
Postupak integracije vlastite domene sa Google Apps paketom je vrlo jednostavan te objašnjen korak-po-korak prilikom same registracije ovog paketa. Ukratko – nakon registracije paketa na Registru kod kojega imate registriranu vašu domenu trebate samo podesiti tzv. MX Records da „gleda“ na Google servere. Da, to znači da vašu web stranicu i dalje možete imati hostanu na nekom trećem serveru.

Jednostavno – ovo sve skupa mi je mrak

-

Koji su mogući nedostaci?

• Sigurnost podataka... Premda je sigurnost dovedena na maximalnu razinu, i dalje ostaje onaj ljudski faktor da netko sazna vašu lozinku te dobije pristup do svih vaših podataka.

• Zaštita privatnosti… Dakle, Google ima uvid u sve vaše podatke

• I Google-u može “puknut” server, teško, ali moguće – barem u teorii

• Nije vam dovoljno 7GB? Onda platite $50/god i uđite u Premier ligu.

Mojem oduševljenju ni tu nije kraj

Postoji i nešto pod imenom Google Mobile Sync, pa tako svoj BlackBerry uvijek imam sinhroniziran sa Google Apps-ima (kontakti, kalendar). Postoji naravno podrška i za druge mobilne uređaje.

Evo joše jedne korisne informacije. Jeste li znali da Google radi push mailova na „osobnu“ BlackBerry uslugu (BIS, ovo se ne odnosi na Enterprise korisnike BlackBerry-a) ? To znači da na BlackBerry Gmail-ove dobivate trenutno, a ne unutar 15-min što je slučaj sa ostalim e-mail računima koje koristite unutar BIS usluge.

Jednostavno genijalno !